經(jīng)銷商年會要保證重點經(jīng)銷商都能到場，所以時間的選擇和事先的充分溝通非常重要。很多廠家會選擇在元旦或春節(jié)前召開經(jīng)銷商年會，但對于消費品經(jīng)銷商和企業(yè)來講，元旦和春節(jié)是一年當(dāng)中的銷售黃金時間，在這之前開會勢必有多人缺席，加之節(jié)前企業(yè)準(zhǔn)備匆忙，會議信息傳遞效果會大打折扣。所以廠家可選擇產(chǎn)品的銷售淡季來召開會議，這樣既保證了參加會議的經(jīng)銷商人數(shù)，又保證了廠家有充裕的時間進(jìn)行會議準(zhǔn)備工作，使會議收到實效，而不僅僅流于形式。

例如，武漢今晨事業(yè)有限公司在每年的４月召開經(jīng)銷商年會，因為４月為其產(chǎn)品牙刷的銷售淡季。

武漢今晨牙刷為了讓經(jīng)銷商了解到如果由經(jīng)銷商自己出資進(jìn)入當(dāng)?shù)豄A賣場，可以獲得豐厚的利潤，于是選擇在重慶市場召開經(jīng)銷商年會。在會議期間，讓經(jīng)銷商參觀當(dāng)?shù)豄A賣場的產(chǎn)品陳列，由當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商的賣場促銷員、業(yè)務(wù)員及銷售經(jīng)理介紹KA賣場的管理操作經(jīng)驗。此次會議給予了經(jīng)銷商很大的觸動。

會后，大多數(shù)經(jīng)銷商都積極主動進(jìn)入了當(dāng)?shù)氐腒A賣場，企業(yè)的銷量有了大幅度的提升。

年會成不成功，最重要的是頒獎儀式，一定要熱烈、隆重。要經(jīng)過精心策劃，最好交給專業(yè)的會務(wù)機(jī)構(gòu)協(xié)助。

頒獎一定要在晚上進(jìn)行，因為在晚上人容易激動；頒獎的同時，最好一邊上菜、一邊吃、一邊喝，最好還有酒來助興；頒獎晚會要安排幾個精彩的節(jié)目，如年輕人的勁歌勁舞、魔術(shù)師的表演、流行歌曲等，使經(jīng)銷商的情緒逐漸升高；頒獎晚宴要有抽獎活動，以便吸引沒有獲獎的經(jīng)銷商參與其中；獎品要有吸引力，現(xiàn)場抽獎要和文藝節(jié)目、優(yōu)秀經(jīng)銷商頒獎穿插進(jìn)行，最后抽大獎、頒大獎，使經(jīng)銷商的情緒達(dá)到高潮；第二天早上，送上一年度的優(yōu)秀經(jīng)銷商到機(jī)場，參加出國旅游等。